SISTEM BERKAS / FILE

Berkas(file) adalah kumpulan sejumlah komponen yang bertipe data sama, yang jumlahnya tidak tertentu. Banyaknya data dalam berkas dapat ditambah jika diperlukan. Dalam pascal berkas menyediakan data yang nantinya akan digunakan oleh suatu program. Berkas dapat berupa disk file yang media penyimpanannya berupa cakram magnetis, kartu plong, dan sejenisnya atau berupa piranti logika yang sering digunakan.

Satu aspek penting dari berkas adalah bahwa data yang ada didalam berkas bisa digunakan oleh sembarang program yang tipe datanya disesuaikan dengan kebutuhan. Berkas tersusun dari sejumlah rekaman dimana masing-masing rekaman tersusun atas sejumlah medan. Hubungan antara medan,rekaman dan berkas :

Konsep Sistem Berkas

Pengelolaan data dalam jumlah besar membutuhkan effort lebih, baik dalam hal storage device dan pengelolaannya (cara penyimpanan dan pengaksesannya). Data tersebut harus:

· dapat diakses oleh multi user

· selalu tersedia setiap saat dibutuhkan untuk pemrosesan

· waktu pengaksesan relatif cepat

· tersimpan dalam media penyimpanan sekunder

Sistem Berkas : system penyimpanan, pengorganisasian, pengelolaan data pada alat penyimpanan eksternal, dengan menggunakan teknik organisasi data tertentu. Lebih spesifik, Sistem Berkas dan Akses berkaitan dengan bagaimana cara melakukan insert data, update serta reorganisasi data.

Representasi Data

· Lojik

Penggambaran data di level konseptual. Misal penggambaran data dengan model E-R, model objek, model semantic, dan lain-lain.

· Fisik

Penggambaran data di level fisik, bagaimana data direpresentasikan dalam media penyimpanan.

Klasifikasi Berkas

1. Kelompok data tetap

Kelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu yang lama.

Contoh : Data pribadi mahasiswa

2. Kelompok data tak tetap

Kelompok data yang secara rutin mengalami perubahan.

Contoh : Data Rencana Studi mahasiswa yang berubah setiap semester

3. Kelompok data yang bertambah menurut waktu

Kelompok data ini biasanya merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan data tak tetap.

Contoh : Data Transkrip

Definisi File

· Sekumpulan record yang berisi elemen-elemen data

· Digunakan untuk menyimpan kumpulan data yang sama

Karakteristik data yang tersimpan dalam bentuk file:

· Persistence, data tetap / permanen

· Sharability, dapat diaksesmulti user

· Size, umumnya kuantitas data ralatif besar

Contoh : File mahasiswa, db Akademis, File Dosen

Macam-macam File

1. File Induk / Master file

· Merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data dari system informasi tertentu secara lengkap, dipelihara secara teratur.

· Berisi data uang relative tetap / deposito bank.

· File induk selalui diperbaharui melalui file transaksi.

Contoh file master:

Organisasi sebuah pabrik:

· Payroll master file

· Customer master file

· Personnel master file

· Inventory master file

Ada 2 jenis master file :

1. Reference master file (berkas induk penunjuk)

File yang berisi record yang tak berubah atau jarang berubah.

Contoh : Berkas pelanggan yang berisi field : nomor rekening, nama dan alamat

2. Dynamic master file (berkas induk dinamik)

Berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.

Contoh : · Berkas stock barang

· Berkas pemesanan tempat duduk

2. File transaksi / Transaction file

· File yang berisi informasi yang digunakan untuk memperbaharui file induk. Dalam suatu periode tertentu dilakukan reorganisasi file induk yang melibatkan file transaksi dan menghasilkan file induk yang baru.

· Meng-update dapat berupa : penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

· Disebut juga transfer berkas, berisi record yang akan memperbaharui/meng-update record yang ada pada master file.

3. File Laporan / Report file

· Berisi data yang dibuat untuk laporan/keperluan user.

· File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.

4. File Kerja / Work file

· Merupakan file sementara dalam sistem.

· Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.

5. File Program / Program file

· Berisi instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain/pada memori utama.

· Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi (COBOL, FORTRAN, BASIC, dll), bahasa assembler dan bahasa mesin.

6. File Teks / Text file

Berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.

7. File Tampung / Dump file

Digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-updatean, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.

8. File Pustaka / Library file

Digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.

9. File Histori / History file

Merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.

Jenis file berdasarkan cara organisasinya:

1. File sekuensial

Dalam rangkaian fisik data yang satu dengan yang lainnya diakses berurutan sesuai urutan data secara fisik.

2. File random

Urutan lojik data yang berurutan belum tentu disimpan berurutan secara fisik.

Model Akses File

Ada 3 model akses yang mmungkin oleh sebuah program terhadap file, yaitu:

1. Input File

File yang hanya dapat dibaca dengan program. Contoh:

a. Transaction file merupakan input file untuk meng-update program.

b. Program file dari source code merupakan input file untuk program compiler.

2. Output File

File yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program / file yang dibuat dengan program. Contoh :

a. Report file merupakan output dari program yang meng-update master file.

b. Program file yang berupa object code merupakan output file dari program compiler

3. Input / Output File

File yang dapat dibaca dari dan ditulis selama eksekusi program. Contoh:

a. Master File (Berkas Induk)

b. Work File dengan sort program (Berkas Kerja)

Organisasi File

· Suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file.

· Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu:

a. Sequential, teknik yang mengorganisasi file secara berurutan.

b. Relative, teknik mengorganisasi file yang tidak berubah.

c. Indexed Sequential, teknik mengorganisasi file yang berurut pada kondisi tertentu.

d. Multi-key, teknik organisasi file yang memiliki banyak kunci.

· Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesan nya, yaitu:

a. Direct Access, suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada. Contoh : Magnetic Disk

b. Sequential Access, suatu cara oengaksesan record yang didahului pengaksesan record-record di depannya. Contoh : Magnetic Disk

· Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file:

a. Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan

b. Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses

c. Respontime yang diperlukan

Cara memilih organisasi tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu:

1. Model Penggunaannya

Ada 2 cara:

a. Batch , suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

Contoh, file ada klo didukung file lain, file nilai, ada dosen, mahasiswa dll.

b. Interactive, suatu proses yang dilakukan secara satu per satu, yaitu record demi record.

Contoh, pencarian ipk mahasiswa yg lebih dari 3

2. Model Operasi File

Menurut operasi file ada 4 cara:

a. Creation

Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut.

Membuat file dengan cara merekam record demi record.

b. Update (Mutakhir)

Untuk menjaga file tetap up to date.

Insert / add, modification, deletion.

c. Retrieval

- Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.

- Inquiry, volume data rendah, model proses interactive.

- Report Generation, volume data tinngi, model proses batch.

- File retrieval terbagi 2, yaitu:

- Comprehensive Retrieval, mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file. Contoh : display all, list (nama,alamat,..)

- Selective Retrieval, mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu. Contoh: *list for gaji = 100000, *list nama,npm for angkatan = 93

d. Maintenance

· Perubahan yang dibuat terhadap file dengna tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.

· Restructuring, perubahan struktur file. Misalnya panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record dirubah.

· Reorganization, perubahan organisasi file dari oganisasi yang satu menjadi organisasi file yang lain. Misalnya, dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential, dari direct menjadi sequential.