ORGANISASI BERKAS SEQUENTIAL

Organisasi Berkas ialah suatu teknik atau cara untuk menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah berkas / file. Sequential merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah berkas.

Jadi, organisasi berkas sequential adalah merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah berkas. Dalam organisasi berkas sequential, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan.

Adapun keuntungan utama dari teknik organisasi berkas sequential adalah kemampuan untuk mengakses record berikutnya secara tepat. Sedangkan keterbatasan dari organisasi berkas sequential adalah kita tidak dapat mengakses langsung pada record yang diinginkan.

Media Penyimpanan Berkas Sequential

Berkas sequential dapat disimpan dalam SASD, seperti magnetic tape atau pada DASD, seperti magnetic disk.

Beberapa alasan untuk menyimpan berkas sequential pada DASD :

· Pada umumnya komputer dihubungkan dengan sedikit tape drive, sehingga tidak cukup untuk menunjang program aplikasi yang banyak membutuhkan berkas sekuensial.

Contoh :

Jika 3 berkas sequential, seperti master file, transaction file dan update master file yang digunakan oleh sebuah program. Karena hanya ada 2 tape drive, maka salah satu dari ketiga berkas tersebut disimpan dalam disk.

· Sistem yang dikonfigurasikan untuk fungsi berkas tertentu, selalu disimpan dalam disk.

Contoh :

Printer hanya dapat menerima semua berkas yang akan dicetak, bila terlebih dahulu berkas tersebut disimpan dalam disk. Jadi bila kita ingin membuat sebuah berkas laporan, maka harus ditentukan dari disk ke printer.

· Karakteristik lalu lintas saluran dan kapasitas saluran pada sistem dapat dibuat menguntungkan dengan cara memisahkan berkas-berkas dalam media penyimpanan.

Contoh :

Sebuah sistem akan dikonfigurasikan dengan 2 tape drive pada satu saluran dan 2 disk drive pada saluran lain. Jika volume data besar, yang dihasilkan oleh sebuah program dari 2 berkas sekuensial, maka akan menguntungkan bila berkas-berkas tersebut diletakkan pada saluran terpisah, daripada diletakan pada perlatan yang salurannya digunakan bersama-sama.

Pembuatan Berkas Sequential

· Meliputi penulisan record-record dalam serangkaian yang diinginkan pada media penyimpanan.

· Tugas-tugasnya :

- Pengumpulan data

- Perubahan data dalam bentuk bahasa yang dapat dibaca oleh mesin

- Pengeditan data

- Pemeriksaan transaksi yang ditolak

- Penyortiran edit data

Pembuatan Berkas Laporan

Dalam pembuatan berkas laporan sequential dikenal 3 jenis record :

1. Header Record;

Mencakup report header, page header dan group header. Dikenal sebagai informasi pengenal (Identifying Information).

2. Detail Record;

Mencakup isi laporan yang umumnya disusun dalam kolom.

3. Footer Record;

Mencakup report footer, page footer dan group footer. Dikenal sebagai informasi ringkasan (Summary Information).

Retrieval Terhadap Berkas Sequential

· Record pada berkas sequential di retrieve secara berurutan.

· Retrieve dari sebuah berkas dapat dibagi 2 tergantung pada jumlah data yang dihasilkan, yaitu :

- Report Generation

- Inquiry,

Hit Ratio

· Banyaknya record yang harus diakses untuk mendapatkan informasi yang diinginkan dibagi dengan banyaknya record dalam berkas tersebut .

- Semakin rendah hit ratio, semakin tidak baik bila menggunakan organisasi sequential.

- Semakin tinggi hit ratio, semakin baik bila menggunakan organisasi sequential.

Update Terhadap Berkas Sequential

· Frekuensi dimana sebuah master file harus di-update bergantung pada faktor-faktor :

- Tingkat perubahan data

- Ukuran dari master file

- Kebutuhan yang mendesak dari data yang sedang berjalan pada master file

- File activity ratio

Generation File

Selama next cycle pada proses update, new master file yang sekarang akan menjadi old master file. Menjadi banyaknya master file inilah yang disebut sebagai Generation File. File yang mempunyai nama yang sama, tetapi berbeda nomor generasinya. Jika old master sekarang merupakan generasi 1, maka new master berikutnya merupakan generasi 2, new master pada next cycle menjadi generasi 3, dan seterusnya.

JENIS UPDATE

Ada 3 jenis update yang akan dapat dilaksanakan pada master file :

1. Insert a record that already exist

2. Delete a record that does exist

3. Modify a record that does not exist